تُعتبر الاتصالات في المنظمات والشركات همزة الوصل الرابطة لها، نظراً لما تقوم به من مهام تيسر العمل الإداري والفني، حيث أصبح نظام الاتصالات الإدارية والمراسلات الالكترونية أساسياً في أي منظمة مهما كان حجمها أو مجال عملها، وأي قصور في نظام الاتصالات والمراسلات من شأنه أن يعطل أو يؤخر سير الإدارات الأخرى.
فقرارات المنظمة وأهدافها وخططها تتعلق بعملية الاتصالات حيث أنها الجسر الواصل بين المنظمة والعاملين فيها من جهة، وبينهم وبين العالم الخارجي من جهة أخرى. فمن الاتصالات تبدأ المعاملات الصادرة وإليها تعود المعاملات ويتم فرزها وتوجيهها لكل إدارة أو قسم كلاً فيما يخصه في نفس الوقت دون أي تقصير.
- والجدير بالذكر أن للاتصالات والمراسلات مفاهيم وخصائص جمعناها لكم في هذا الدليل الشامل، ليكون مرشداً للمعنيين بتيسير عمليات الاتصالات الإدارية والمراسلات نحو تحقيق أهداف المنظمة.
مفهوم الاتصالات الإدارية:
مصطلحٌ شاملٌ يُشير إلى تدفق المعلومات داخل أو بين شركات متعددة، مع مراعاة تطبيق معايير الأمان والسّرية، ويركز على الوصول إلى الجمهور المستهدف للشركة من خلال تخطيط وتنفيذ طرق اتصال مختلفة، وتشمل هذه الجماهير المستهدفة المستهلكين والبائعين ومجموعات الإعلام والموظفين.
شرح نظام الاتصالات الإدارية:
هو نظام يُستخدم في المؤسسات لتسهيل عملية التواصل بين الموظفين والإدارة باستخدام وسائل الاتصال الإلكترونية، ويتيح هذا النظام تبادل المعلومات والوثائق داخل المؤسسة بسرعة وأمان عبر شبكة الإنترنت مثل البريد الإلكتروني والرسائل النصية وتطبيقات الدردشة الفورية ومنصات التعاون عن بعد. إضافة إلى نشر الإعلانات والإشعارات والخطابات والتقارير الإدارية، وتحديد المهام وتوزيعها بين الموظفين.
أهمية نظام الاتصالات الإدارية الصادرة والواردة في المؤسسات:
يستخدم مدراء المؤسسات والهيئات بمختلف أشكالها نظام الاتصالات في إدارة أنشطتهم الإدارية وتحقيق أهداف العمل، وهناك العديد من الأسباب الحيوية الأخرى التي تجعل من الضروري وجود تواصل فعال للمنظمات:
- مساعدة صناع القرار في تحديد المشاكل وكيفية حلها.
- تقييم الأداء وإنتاجية العمل.
- التنسيق بين المهام والوحدات المختلفة.
- تحديد المعايير ومؤشرات الأداء.
- إصدار الأوامر والتعليمات.
- قيادة وتوجيه الموظفين.
- تحفيز الموظفين.
خصائص نظام الاتصالات الإدارية (الصادر والوارد):
يُعد نظام الاتصالات الإدارية الإلكتروني أداةً مهمةً في تعزيز التواصل والتعاون وتحسين كفاءة العمل في المؤسسات. بما في ذلك العلاقات التجارية وفعالية نظام ادارة المبيعات، وتسهيل اتخاذ القرار الصحيح في الوقت المناسب.
ويتمتع نظام الاتصالات الإدارية بالعديد من الخصائص لأتمتة الضوابط الواردة والصادرة لشركتك:
لوحة التحكم:
واجهة مخصصة لعرض بيانات ومعاملات الاتصالات الصادرة والمحلية، ومن خلالها يمكنك متابعة جميع المعاملات الداخلية الصادرة داخل نظام مؤسستك، أو المعاملات الخارجية الصادرة مع المنظمات الأخرى.
تصنيف سرية المعلومات الواردة والصادرة:
يُمكّنك النظام من تصنيف المعاملات الصادرة والواردة حسب درجة سريتها، وإنشاء صادرة أو واردة (داخلية أو خارجية) بتصنيفات مختلفة لتسهيل عملية متابعة الاتصالات، وزيادة كفاءة وسرعة نظام مؤسستك.
تبسيط العمليات:
بسير عملٍ مبسطٍ وذكيٍّ يتيح لك النظام إدارة قوائمك الواردة والصادرة بسلاسةٍ وسهولةٍ، من خلال تمكينك من عرض وطباعة وإعادة توجيه تفاصيل المعاملات الواردة والصّادرة، ومعرفة حالة المعاملة والرد على المرسل.
ديناميكيات العمل:
بتمتع النظام بالقدرة على حفظ جميع اتصالاتك الواردة والصادرة تلقائياً، ويمكّنك من التحكم الكامل في إعدادات النظام وتعديلها بطريقة ديناميكية تتماشى مع بنية نظام مؤسستك من حيث إعدادات التوجيه الوارد والصادر والحفظ التلقائي وإنشاء المستخدم والأذونات للمستخدمين والعديد من الإعدادات الأخرى.
قسم اتصالات العملاء:
تساعد إدارة اتصالات العملاء الشركات على التواصل والتفاعل مع العملاء لتحسين تجربتهم الشاملة. وتستفيد معظم الشركات الناجحة من قوة إدارة اتصالات العملاء لتقييم احتياجاتهم وسلوكهم.
مهام نظام الاتصالات الإدارية:
يقوم نظام الاتصالات الإدارية بمجموعةٍ من المهام والوظائف، منها:
- استبدال المعاملات الورقية بالمعاملات الإلكترونية وأتمتة العمليات.
- استلام ومعالجة وتسجيل وإعادة توجيه ملفات المعاملات من أطراف ثالثة عبر الفاكس أو البريد الإلكتروني إلى الأطراف المعنية.
- استلام ملفات المعاملات من أقسام الجهة الأخرى وتسجيلها في النظام، وإرسالها إلى أطراف ثالثة عبر الفاكس أو البريد الإلكتروني.
- أرشفة نسخ من كافة الاتصالات والمراسلات الالكترونية الواردة.
- تزويد الإدارات الأخرى بنسخ إلكترونية من الاتصالات الواردة والصادرة.
- تلقّي جميع المكالمات وتحويلها إلى الجهات المعنية، ومساعدة الإدارات على التواصل مع الأطراف الثالثة.
- متابعة كافة الاتصالات الواردة والإجابة على كافة الاستفسارات والأسئلة والملاحظات المتعلقة بها.
التقارير الخاصة بنظام الاتصالات الإدارية:
إنها وسيلة الاتصال المستخدمة بشكلٍ أساسيٍ لإيصال المعلومات ومشاركتها بين مختلف المستويات الإدارية، ويتكون التقرير الإداري من مجموعة من الحقائق والبيانات الهامة المعروضة بطريقةٍ سهلةٍ وبسيطةٍ، وله عدة أشكال:
- التقارير الإدارية الأساسية: تزود الإدارة بمعلومات عن أنشطة الأقسام، وتتضمن هذه التقارير بيانات مقارنة حول الأنشطة والاتجاهات، ويتم تصميمها لضمان الاتصالات الفعالة.
- التقارير المرحلية: تتم صياغتها حسب الحاجة أو حسب توجيهات الإدارة العليا لتوثيق التقدم المحرز نحو تحقيق الأهداف والغايات.
- التقرير السنوي: يقوم مدراء الأقسام بإعداد تقرير سنوي لتوزيعه على الموظفين والعملاء، ويقدّم هذا التقرير:
- معلومات عن عمليات الأقسام وأهدافها وإنجازاتها والعوائق التي تعترض تحقيق أهدافها.
- إحصائيات أو معلومات أخرى من شأنها أن تعزز من فهم العملاء لدور المؤسسة ومسؤولياتها وعملياتها.
ادارة نظام الاتصالات الادارية عبر برنامج ERP متكامل:
تعمل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات على تحسين التواصل في بيئة العمل من خلال مشاركة المعلومات والموارد، وتمكين الإدارات المختلفة من الوصول إلى نفس البيانات في الوقت الفعلي، مما يتيح للجميع العمل معاً بفعالية لتحقيق هدفٍ مشتركٍ. وفيما يلي بعض الطرق التي يساعد بها نظام (ERP) في إدارة الاتصالات الادارية عبر الأقسام:
- إدارة البيانات المركزية: يضمن نظام (ERP) حصول الجميع على نفس البيانات الدقيقة والحديثة، ومشاركة المعلومات من خلال التقارير والتحليلات ومقاييس الأداء؛ لاتخاذ قرارات مستنيرة وزيادة التعاون بغض النظر عن الموقع أو المنطقة الزمنية.
- أدوات التعاون: يُسهل برنامج ERP التواصل والتعاون في الوقت الفعلي بين الفرق البعيدة التي تعمل على مشاريع حساسة، ويوفر ميزات المراسلة ومشاركة المستندات وعقد مؤتمرات الفيديو.
- سير العمل الآلي: حيث يعمل على تبسيط العمليات المشتركة بين الأقسام، وتسهيل الاتصال والوصول القائم على الأدوار إلى البيانات والعمليات، وتحسين التعاون والمساءلة وتقليل الأخطاء. عبر أتمتة المهام الروتينية، وإرسال الإشعارات، وتزويد أعضاء الفرق بحالة العمليات والمهام في الوقت الفعلي.
- العمليات الموحدة: يوفر نظام ERP إطاراً لتوحيد وتبسيط العمليات التجارية التي يمكن أن تساعد في ضمان تنفيذ المهام بشكلٍ مُتسقٍ ويمكن التنبؤ به وبكفاءة، بغض النظر عن الموقع أو التفضيلات الفردية.
- التخطيط والتنبؤ: يوفر إمكانية تخطيط السّيناريوهات والنمذجة، مما يمكّن قيادي الشركات من اختبار سيناريوهات مختلفة، وتقييم التأثير المحتمل لها، للوصول إلى اتخاذ قرارات مناسبة وتعديل الخطط وفقاً لذلك.
- الاستفادة من التحليلات: يعمل سيستم ERP على تبسيط تحليلات البيانات للشركات من خلال التكامل مع تحليلات ذكاء الأعمال القوية وأدوات تصور البيانات، مما يوفر إمكانية الوصول إلى رؤى موثوقة.
- التقارير التفصيلية: تقوم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات بإنشاء تقارير موحدة بتنسيقات عديدة من خلال دمج البيانات من مصادر مختلفة في قاعدة بيانات مركزية. يوفر ذلك رؤى حول العمليات ويسهل مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية عبر الأقسام، وتتبع التقدم المحرز في الأهداف، ويُمكن مشاركة لوحات المعلومات والمخططات بسرعة مع أصحاب المصلحة.
- إدارة علاقات العملاء: من خلال منصة عرض 360 درجة لتفاعلات العملاء عبر الأقسام، يوفر نظام تخطيط موارد المؤسسات المزوّد بوحدة إدارة علاقات العملاء (CRM) رؤى قيّمة حول سلوك العملاء وتفضيلاتهم واتجاهاتهم.
تعرف على: أهم 10 مؤشرات أداء رئيسية لقياس نجاح نظام ERP في الشركات
نظام المراسلات الالكترونية ERP
يمثل نظام المراسلات الالكترونية ERP جزءاً حيوياً من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات، حيث يسعى لتيسير وتحسين تدفق المعلومات داخل الشركات بشكلٍ فعّال. ويتيح هذا النظام للمؤسسات إدارة مراسلاتها الإلكترونية بشكلٍ متكاملٍ، مما يعزز التواصل الداخلي ويسهم في تحسين الكفاءة التشغيلية.
- يشمل نظام المراسلات الالكترونية مجموعة من الأدوات والتقنيات التي تتيح للمستخدمين إرسال واستقبال الرسائل بسرعة وسهولة، مع إمكانية متابعة حالة الرسائل وتتبعها بشكل دقيق. كما يتيح هذا النظام ربط عمليات المراسلات بباقي أقسام الشركة، مثل الإنتاج والمبيعات و نظام الموارد البشرية، مما يسهم في تحسين تنظيم العمليات الداخلية بشكلٍ متكاملٍ.
بفضل نظام ERP، تصبح إدارة المعلومات أكثر فعالية، ويمكن للمؤسسات تحقيق رؤية أفضل واتخاذ قرارات أكثر دقة.
تحسين المراسلات الداخلية مع نظام UNIFIED ERP
يمكن للمراسلات الداخلية الجيدة أن تُحدث فرقاً حقيقياً في عملك. عندما يفهم الموظفون اتجاه المؤسسة والغرض منها، يمكنهم العمل لتحقيق نفس الأهداف، والنتيجة هي قوة عاملة أكثر تحفيزاً وكفاءةً وإنتاجيةً. وبدون نظام المراسلات الواضح والمنتظم، قد تفقد السيطرة على أداء الموظفين؛ ولهذا السبب غالباً ما تكون استراتيجية المراسلات الداخلية المتماسكة هي جوهر الأعمال الناجحة.
يمكن لبرنامج تخطيط موارد المؤسسات تحسين نظام المراسلات الالكترونية الداخلية، وفيما يلي أربعة أسباب تجعل حل (UNIFIED ERP) المتكامل يدعم احتياجات الاتصال الداخلية لديك:
- يقوم هذا النظام متعدد الوظائف بتخزين بياناتك في مكان واحد، وهذا يوفر شفافية ومصداقية الاتصال.
- يقوم نظام (CRM) المتكامل ضمن برنامج ERP الخاص بك بتتبع المعلومات حول عملائك الخارجيين والداخليين.
- يفيد نظام تخطيط موارد المؤسسات جميع الموظفين ويمنحهم شعوراً أنهم جزء من منظمة موحدة.
- تمكين الموظفين من التواصل ورؤية بيانات الأعمال في الوقت الفعلي على لوحات المعلومات التفاعلية أو متابعة أحدث تقارير المبيعات.
دليل تصنيف الوظائف الإدارية و دوره في المراسلات الالكترونية
نظام الاتصالات الإدارية والمراسلات الالكترونية يعتبر همزة الوصل الرابطة في المؤسسات والشركات، حيث يسهم في تيسير العمل الإداري والفني. ويعتبر هذا النظام أساسيًا في أي منظمة، بغض النظر عن حجمها أو مجال عملها. إذ يربط بين المنظمة والعاملين فيها من جهة، وبين العالم الخارجي من جهة أخرى …
- دليل تصنيف الوظائف الإدارية هو مصدر مهم يستخدم في المجال الإداري والمحاسبي ويساهم هذا الدليل في سهولة المراسلات حيث يحدد تصنيف الوظائف الإدارية ويوفر وصفًا لكل وظيفة.
هناك عدة دلائل تصنيف للوظائف في مختلف الدول والمنظمات. على سبيل المثال:
- دليل التصنيف السعودي الموحد للمهن: يستخدم في المملكة العربية السعودية ويحدد تصنيف الوظائف الإدارية والمهنية. بحيث يمكنك البحث عن مهنة معينة والاطلاع على متطلباتها ووصفها .
- مسميات الوظائف الإدارية في الخدمة المدنية: يشمل تصنيف الوظائف الإدارية في الخدمة المدنية الرؤساء التنفيذيين، وكبار المسؤولين، والمشرعين، والمديرون الإداريين والتجاريين، ومديرو الإنتاج والخدمات المتخصصة، ومديرو الضيافة وتجارة التجزئة والخدمات الأخرى
خلاصة:
إن نظام الاتصالات الإدارية هو شريان الحياة لأي مؤسسة حكومية أو خاصة، لما للنظام من أهمية حيوية في قدرته على إدارة كافة المهام والوظائف الفنية والإدارية، والتعامل مع أرشفة وإعادة توجيه المعاملات الواردة والصادرة بطرق تسهل تسجيله، ومراجعة هذه المعاملات في أي وقت، مما يجعل هذا النظام المرجع الوحيد لجميع الإدارات الراغبة في متابعة أي منها.
يمكن لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) تحسين التواصل من خلال توفير منصةٍ مركزيةٍ لمشاركة البيانات، وأتمتة سير العمل، وتقديم أدوات الاتصال المختلفة كنظام المراسلات الالكترونية؛ لمساعدة الفرق على التواصل بشكل أكثر فعالية والعمل للوصول إلى نتائج أفضل في بيئة الأعمال سريعة الخطى اليوم.
