نظراً لأنّ العولمة تضغطُ على الأسواق والصناعات بسبب المنافسة والتقارب مع التكنولوجيا المتقدمة. تختارُ جحافل المؤسسات برنامج إدارة المشاريع (ERP) للحفاظ على إبحار قواربها التنافسية في أعماق المحيطات. إنه برنامجٌ متعددُ الوظائف يعملُ كأداة حلولٍ فعالةٍ لإدارة مراحل وعمليات المشاريع الكبيرة والمتوسطة وحتى الصغيرة.

• تُعدّ هذه البرامج بمثابة عنصرٍ أساسيٍّ لمركزية وتكامل قاعدة بيانات الرؤى اليومية والتحليلات، وبالتالي المراقبة والإبلاغ وتتبع الإجراء والإنتاجية والأرباح. إنها تُراقب بدقةٍ كل نشاطٍ يحدث في المشروع من خلال تقليل التكلفة بشكلٍ فعالٍ، والتدفق غير المرغوب فيه للموارد، والأنشطة غير الملحوظة التي قد تؤدي إلى مزيدٍ من التهديدات أو المخاطر بالنسبة للمنظمات.

يُسلط مقالنا الضوء على أهم معايير اختيار برامج إدارة المشاريع لجميع المؤسسات التي تتوق إلى النمو والنجاح مع الحد الأدنى من النضال والنفقات، مع التركيز على المهام ذات الأولوية العالية.

برامج إدارة المشاريع:

هي برامج تُستخدم لتخطيط المشاريع، والجدولة، وتخصيص الموارد، وإدارة التغيير. وتسمح لمديري المشاريع (PMs) وأصحاب المصلحة والمستخدمين بتحديد المسؤوليات والمهام بوضوحٍ، والتحكم في التكاليف والوقت وإدارة الميزانية وإدارة الجودة والتوثيق، ويمكن استخدامها أيضاً كنظامٍ لإدارة التعاون والتواصل بين أصحاب المصلحة في المشروع.

مُميزات برنامج إدارة المشاريع ERP:

نظراً لاختلاف تنوع المشاريع، تختلف أيضاً متطلباتك لوظيفة إدارة المشروع. وفيما يلي نلخص أهم ميزات برنامج إدارة المشاريع ERP التي من الواجب أخذها في الاعتبار:

1. تخصيص الموارد:

   • مهما كان مشروعك، فأنت تطمح إلى أن يكون برنامج (ERP) الخاص بك بمثابة أداةٍ تضمن بقاء الأشخاص والأجزاء والعمليات على المسار الصحيح. وهذا يعني أن تكون قادراً على تخصيص الموارد أينما ومتى تكون هناك حاجةٌ إليها لإنجاز المشروع حتى اكتماله.

2. التأقلم مع التغييرات:

   • يقوم برنامج إدارة المشاريع (ERP) بتتبع التغيّرات في مسار المشروع، ويُعيد جدولة سير العمل وضبطه حتى تتم معالجة الإصدار المنقح بسرعةٍ، كما يقوم بالتخلّص من أي مكوناتٍ لم تعد هناك حاجةٌ إليها.

3. تقديرات التكلفة:

   • يقوم سيستم (ERP) بتتبع التكاليف الفعلية مع تقدم المشروع، وتقديم مقارنات للتقديرات؛ للمساعدة في ضمان الأرباح عند الانتهاء.

4. الإجراءات التصحيحية:

   • والتي تهدف إلى إصلاح مشاكل المشروع. وقد تُشير إلى تغييرٍ شاملٍ في المسار عندما تنخفض الأرباح. ويمكن أن تشير أيضاً إلى عمليات جودة محددة لإدارة الانحرافات عن الخطة في عملياتٍ منفصلةٍ.

5. الوقت والفواتير:

   • بعض المشاريع يجب تنفيذها الآن مهما كانت التكلفة. على سبيل المثال، ينهار جسرٌ على طريقٍ سريعٍ رئيسيٍ. قد تقوم الحكومة بتعيين مقاولٍ لاستبدال الجسر على أساس الوقت والتكلفة. سيتمكن المقاول من تتبع الإنفاق الفعلي وترميزه للفواتير المرحلية خلال فترة المشروع من خلال برنامج إدارة المشاريع.

6. الوصول إلى المعلومات في الوقت الفعلي:

   • يتميز برنامج (ERP) بقدرته على توفير معلوماتٍ مُحدثةٍ ومشتركةٍ في الوقت الفعلي لجميع الأشخاص المعنيين بدءاً من مستويات الإدارة وحتى مستويات التنفيذ.

7. تنسيق المواعيد مع جهات الإشراف الخارجية:

   • قد يكون المشروع عبارة عن تصميم وتصنيع منتجٍ ما في نفس الوقت. وربما سيحتاج ذلك إلى مشاركة خبراء أو مهندسين معماريين في تصميم المشروع قبل بدء التصنيع أو البناء؛ ولتتبع العمل البحثي ستحتاج إلى مجموعة أدواتٍ مختلفةٍ في إدارة المشاريع.

تعرف على: أفضل نظام erp ادارة المخاطر المالية في المشاريع لعام 2024

دور برنامج إدارة المشاريع ERP في نمو الشركات والاعمال:

لا يمكن المبالغة في أهمية برنامج إدارة المشاريع في عصر الأعمال الحديثة حيث يُعد اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات أمراً بالغ الأهمية، يوفر هذا البرنامج البنية التحتية الحيوية اللاّزمة لجمع معلومات الأعمال وتحليلها والتصرف بناءً عليها في الوقت الفعلي. ومن خلال مركزية البيانات، تعمل هذه الأنظمة على تحطيم الصوامع التي غالباً ما توجد داخل المؤسسات، مما يتيح اتباع نهجٍ أكثر تماسكاً وتكاملاً لإدارة المشاريع. لا يعمل هذا النهج المركزي على تعزيز الكفاءة التشغيلية فقط، بل يُقدم أيضاً رؤى استراتيجيةً تقود إلى اتخاذ قراراتٍ مستنيرةٍ.

• علاوةً على ذلك، مع نمو الشركات وحجمها، يزداد تعقيد إدارة العمليات المختلفة بشكلٍ كبيرٍ. يُعالج برنامج إدارة المشاريع (ERP) هذا التحدي من خلال تقديم حلولٍ قابلةٍ للتطوير تنمو مع نمو الأعمال. فهو يتكيّف مع نماذج الأعمال الجديدة، ويتوسع مع توسع الوظائف، ويضمن قدرة المؤسسات على إدارة تعقيداتها المتزايدة دون المساس بالكفاءة أو التركيز الاستراتيجي.

إنّ أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الخاصة بإدارة المشاريع ليست مجرد أدواتٍ لإدارة العمليات التجارية؛ إنها أصولٌ استراتيجيّةٌ تمكن الشركات من التكيف والازدهار والنمو في المياه الديناميكية والمضطربة للسّوق العالمية.

معايير اختيار أفضل برامج ERP ادارة المشاريع:

إنّ تقييم واختيار وتنفيذ حل جديد لتخطيط موارد المؤسسات في مجال إدارة المشاريع يُعد قراراً استراتيجياً طويل المدى لنمو مؤسستك، وبالتالي يجب اختياره بحكمة. وإليك أهم معايير اختيار أفضل برنامج ERP لإدارة المشاريع:

1. التقييم الشامل لاحتياجات المشروع وأهدافه: سيساعدك تحديد هذه الاحتياجات والأهداف على تضييق نطاق خياراتك واختيار برنامج مناسب لمشروعك.
2. بحث ومقارنة أنظمة تخطيط موارد المؤسسات المتخصصة في برنامج إدارة المشاريع: التي تتمتع بالميزات والإمكانيات التي تحتاجها، مع مقارنة أسعارها وتكاليف تنفيذها وخيارات الدعم الخاصة بها، وقابلية التوسع والمرونة التي تتمتع بها هذه البرامج.
3. تقييم مدى ملاءمة البرنامج لمشروعك: بعد تضييق الخيارات المتاحة أمامك، من الضروري تقييم مدى ملاءمة كل برنامج (ERP) لأعمالك. وهذا يعني النظر في عوامل مثل تجربة المستخدم، والتكامل مع الأنظمة والعمليات الحالية، وقدرة البرامج على التكيف مع احتياجات ومتطلبات المشروع المتغيرة.
4. النظر في عملية تنفيذ البرنامج: يتضمن ذلك التخطيط والتدريب وترحيل البيانات، بالإضافة إلى الاختبار والبدء
5. المباشر. من المهم اختيار مُورد يقدمُ توجيهاً شاملاً للتنفيذ وتخصيص ما يكفي من الوقت والموارد لعملية التنفيذ.
6. الدعم والصيانة طويلين الأمد: يُعد برنامج إدارة المشاريع (ERP) استثماراً طويل الأجل، لذا من المهم اختيار مورد يقدم الدعم والصيانة المستمرة. يتضمن ذلك الدعم الفني وتحديثات البرامج والتدريب لضمان حصولك على أقصى استفادة من البرنامج على المدى الطويل.

أهم عوامل برامج ادارة المشاريع الكبيرة:

إنّ مفتاح تحقيق النجاح في مشاريعك وأعمالك هو الإدارة اليقظة وإغلاق المشروع بشكلٍ قويٍ. دعنا في النقاط الآتية نقيم العوامل التي تؤثر على إدارة المشاريع الكبيرة وتنفيذها:

1- احصل على عقدٍ قويٍ مع مزوّد البرامج الذي تتعامل معه:

هناك عدد من التفاصيل التي تحتاج إلى العمل عليها في عقدك مع المورد الخاص بك، وذلك للتأكد من تنفيذها في جميع العقود المستقبلية، ابتداءً من جدول الدفع الخاص بك ووصولاً إلى التدريب والتوجيه اللاّزمين، وانتهاءً بأي دعم قد تحتاجه من المورد أثناء تشغيل البرنامج أو المشروع.

2- توظيف أفضل الأشخاص في مشروعك:

من المهم لنجاح مشروعك أن تقوم بتعيين الشخص المناسب للمهمة المناسبة. ولضمان أن برنامج إدارة المشاريع الخاص بك يلبي إمكاناته الكاملة، يجب أن يكون جميع أصحاب المصلحة والخبراء جزءاً من العملية الديناميكية؛ لذلك تأكد من أن فريقك لديه ما يلي:

• • راعي المشروع.
  • لجنة القيادة.
  • فريق المشروع.
  • مدير المشروع.

3- إعداد خطة عمل مناسبة:

من السهل جداً أن تتوقف أعمال المشروع بسبب عدم اليقين بشأن كيفية المضي قدماً، لذا يتعين عليك التأكد من توافق جميع مواردك وأعضاء فريقك معاً. وينبغي أن تشتمل الخطة على مجموعة من البروتوكولات وهي:

• • التغييرات التي تؤثر على نطاق المشروع أو ميزانيته أو المواعيد النهائية أو موارده.
  • بروتوكولات إدارة الجدول الزمني.
  • بروتوكولات الاتصال والتسلسل الهرمي.

4- تحديد نطاق المشروع:

غالباً ما يكون لديك ميلٍ إلى توسيع نطاق العمل في اللحظة الأخيرة. وهذا يجعلك تتحملُ ضغطاً لا مبرر له؛ لأنه يعني تقديم شيءٍ لم تعِد به أو تستعدّ له. اكتب التوقعات الدقيقة لمشروعك والتي تتضمن:

• • جميع الافتراضات والتسليمات.
  • تحديد جميع المتطلبات التي تمت مناقشتها.
  • تضمين كافة تواريخ الأعمال قيد التنفيذ، وتقارير التقدم، وتاريخ التسليم النهائي.
  • الحصول على موافقة جميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة على نطاق المشروع قبل البدء في العمل.

5- الاختبارات المناسبة وإدارة المخاطر:

يجب أن يكون مديرو المشاريع على درايةٍ بجميع المراحل التي قد تسوء وأن يستعدوا لها ويعالجوا أي مخاطر محتملة على الفور.

6- ضمان الإغلاق القوي للمشروع:

إذا لم يتم تسليم المشروع وإغلاقه بقوة، فقد يستمر في استهلاك مواردك ووقتك. كمدير للمشروع، فإنك تتولى عملية ضمان إغلاق المشروع بشكلٍ كاملٍ عبر التأكد من:

• • اتفاق الأطراف على اتباع جميع شروط وأحكام العقد.
  • اتباع جميع الجداول الزمنية المتعلقة بالتسليم حتى الخطوة الأخيرة، وسداد جميع المستحقات المتعلقة بالدفع/التسليمات.
  • استيفاء جميع معايير الجودة.

معايير اختيار برنامج ERP لإدارة المشاريع المتوسطة والصغيرة:

إن برنامج (ERP) المثالي لشركةٍ ما قد لا يعمل لصالح مؤسسةٍ أخرى. وتُمثل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات استثماراً كبيراً للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم، ولضمان حصولك على عائدٍ جيدٍ على استثمارك، ضع في اعتبارك المعايير الآتية عند اختيار أنظمة ERP لإدارة المشاريع المتوسطة والصغيرة:

1. الأداء الوظيفي:

   • لا يستحق أي برنامج الاستثمار إذا لم يتعامل مع جميع مراحل إدارة المشروع المختلفة، من إدارة المخزون، وإدارة المستودعات، وإدارة الإمدادات، وجدولة الإنتاج الرئيسي (MPS)، وتخطيط متطلبات المواد (MRP)، وحتى إدارة التجميع.

2. القدرة على التكيف:

   • تسير القدرة على التكيف جنباً إلى جنب مع الأداء الوظيفي، حيث يجب أن يتكامل برنامج ERP مع أي تغيير، ويكون قابلاً للتوسع مع نمو أعمالك وتطورها.

3. التكلفة:

   •  يجب أن تفكر في تكلفة برنامج إدارة المشاريع لشركتك الصغيرة أو المتوسطة الحجم. حيث تستهدف شركات البرمجيات في المقام الأول المؤسسات الكبيرة، ويتم تسعير أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الخاصة بها وفقاً لذلك، بينما يستهدف البعض الآخر الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم حصرياً.
     • • ويُفضل استخدام باستخدام برنامج ERP السحابي؛ لتتجنب النفقات الرأسمالية المطلوبة لاستضافة الحل في الموقع.

4.  إمكانية التوسع:

   • حتى لو كانت أعمال المشروع الخاصة بك صغيرةً أو متوسطة الحجم الآن، إلاّ أنّ نموذج عملك أو حجمه قد يتغير في المستقبل. قد يناسبك برنامج إدارة المشاريع المصمم خصيصاً لشركات التصنيع الصغيرة في الوقت الحالي، ولكنك ستواجه تكاليف كبيرة إذا لم ينمو نظامك معك، أو يسمح بالمرونة للتكيف، وبهذا يتعيّن عليك الانتقالُ إلى حلٍ مختلفٍ.

5. التنفيذ:

   • الاعتبار الأخير والحاسم عند اختيار نظام مناسب هو شريكك في التنفيذ. يمكنك الاستثمار في أحد حلول تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المتميزة، والفشل في جني عائد على استثمارك؛ إذا لم يقم فريقك بالشراء أو تطوير المهارات الكافية للاستفادة من هذا النظام. حيث يتضمن نشر برنامج لشركتك الصناعية الصغيرة أو المتوسطة الحجم أكثر من مجرد إدارة التراخيص وترحيل البيانات وتكوين تجربة المستخدم.

في الختام، يُعد اختيار برنامج إدارة المشاريع المناسب أمراً بالغ الأهمية لنجاح عملك. وباتباع هذه الخطوات والنظر في العوامل والمعايير الأساسية الموضحة أعلاه، يمكنك اختيار أفضل نظام (ERP) الذي يلبي احتياجات أعمالك ومشاريعك، ويساعدك على دفع عجلة النمو والنجاح نحو الأمام.

تعرف على:

تقييم وإدارة المخاطر في المشاريع ضمان لاستدامة النجاح 

أهمية قائمة الدخل في قياس الأداء المالي للشركات لعام 2024

أهم 10 مؤشرات أداء رئيسية لقياس نجاح نظام ERP في الشركات