على مدى السّنوات العديدة الماضية، نقلت الفوترة الإلكترونية (أو الفواتير الإلكترونية) لعبة إدارة الفواتير إلى المستوى التالي، مما أدّى إلى تبسيط سير العمليات التجارية برمتها. حيث أظهرت الأبحاث أنّ سوق الفواتير الإلكترونية العالمية بلغت قيمتها 8.74 مليار دولار في عام 2021م، ومن المتوقع أن تصل إلى 29.68 مليار دولار بحلول عام 2027م.

• بدلاً من الاعتماد على العمليات الورقية التقليدية، بدأت الشركات باستخدام التنسيقات الرقمية والتكنولوجيا عبر برنامج ERP موحد لإنشاء الفواتير وإرسالها وإدارتها إلكترونياً. حيث يوفر هذا الأسلوب مزايا مختلفة مقارنةً بطرق الفوترة التقليدية، بما في ذلك زيادة الكفاءة وتوفير التكاليف وتحسين الدقة وتعزيز الشفافية.

هل تريد معرفة المزيد عن كل ما يتعلق بالفواتير الإلكترونية؟ في هذه المقالة، سنشرحُ ما هي الفوترة الإلكترونية، وشروطها ومتطلباتها، وعلاقتها بأنظمة نقاط البيع (POS)، وكيف يمكنك تنفيذ حل ERP الفوترة الالكترونية بنجاح.

الفوترة الإلكترونية:

هي شكلٌ من أشكال الفواتير التي يتمُّ تقديمها للمشتري بتنسيقٍ إلكترونيٍّ قابلٍ للقراءة آلياً عبر تبادل بياناتٍ مُنظمٍ ومحددٍ مسبقاً. وعادةً ما يتمُّ ذلك باستخدام بروتوكولاتٍ محددةٍ لتبادل البيانات مثل (XML)، أو تبادل البيانات الإلكترونية (EDI). ويمكنُ أن يساعد تبادل المستندات الإلكترونية بين المشتري والبائع في تبسيط وأتمتة أجزاءٍ من عملية الحسابات الدائنة.

شروط الفاتورة الالكترونية:

أمّا عن الشروط الخاصّة بالفواتير الإلكترونية هي كالآتي:

1. أن تكون الفاتورة أو الإيصال من أصلٍ وصورةٍ، ويُسلّم الأصل للمشتري، وتُحفظ الصورة لدى الممول أو المكلف.
2. أن تكون الفاتورة أو الإيصال مرقمةً بأرقامٍ متسلسلةٍ طبقاً لتواريخ تحريرها.
3. أن تكون خاليةً من الشطب أو الكشط.
4. أن تتضمن الفاتورة أو الإيصال البيانات الآتية:

• • رقم متسلسل للفاتورة أو الإيصال.
  • تاريخ الإصدار.
  • اسم الممول أو المكلف وعنوانه ورقم تسجيله.
  • اسم المشترى وعنوانه ورقم تسجيله، إن وجد.
  • بيان السّلعة المباعة أو الخدمة وقيمتها، وفئة الضريبة على القيمة المضافة، أو ضريبة الجدول المقررة وقيمتها، مع بيانٍ إجماليٍّ بقيمة الفاتورة أو الإيصال.
  • أيُّ بياناتٍ أخرى تحددها اللائحة التنفيذية لهذا القانون، والتي يجب أن يتضمنها الإيصال المهني المشار إليه.

ماهي نقاط البيع (Pos)؟

يصفُ مصطلح نقطة البيع (POS) المكان الذي تتم فيه معاملات البيع بالتجزئة. فكر في الأمر على أنه يعادلُ ماكينة تسجيل النقد. تتضمنُ نقطة البيع الأجهزة والبرامج المتعلقة بالمعاملات، مثل درج النقود وشريط التمرير لبطاقة الائتمان وماسحات الباركود الضوئية وطابعات الإيصالات.

وتُعتبر نقطة البيع (POS) ميزةً مهمةً لجميع الشركات التي تبيع المنتجات، سواءً كان ذلك في متجرٍ أو عبر الإنترنت.

برنامج نقاط البيع:

لقد تطور مصطلح نظام نقاط البيع من المصطلح التسويقي “نقطة البيع” (POS)، والذي يشير إلى الموقع الفعلي داخل المتجر حيث تتم معاملة البيع بالتجزئة عندما يدفع العميل للتاجر مقابل البضائع أو الخدمات.

• وهو حلٌّ تقنيٌّ يتكونُ من برامج وأجهزةٍ تعملُ على تبسيط العمليات التجارية وتحسينها، بما في ذلك المدفوعات والمخزون والمبيعات والتسويق- كلُّ ذلك من موقعٍ مركزيٍ واحدٍ.

ويُعد نظام نقاط البيع (POS) أداةً أساسيةً لكل صاحب شركةٍ صغيرةٍ، فهو قادرٌ على تبسيط عمليات المبيعات والمدفوعات والمخزون وإدارة وظائف الأعمال مثل المحاسبة وإعداد القوائم وإلخ.

ما علاقة الفوترة الإلكترونية بأنظمة نقاط البيع POS؟

• التكامل: يمكن دمج حلول نقاط البيع POS مع نظام الفوترة الإلكترونية المستخدم في بلدك، مما يسمح بالتدفق السّلس للبيانات بين برنامج نقطة البيع ونظام الفواتير.
• تسجيل المعاملات بدقة: تساعد هذه الأنظمة في تسجيل المعاملات بدقة، وتوليد الفواتير بشكلٍ آليٍّ بناءً على المعلومات المُسّجلة في نظام POS، مما يقللُ من الأخطاء البشرية ويحسن دقة التسجيل.
• سهولة الإدارة: يستطيعُ التجار من خلال أنظمة نقاط البيع المتوافقة مع نظام الفوترة الإلكترونية من إجراء عمليات البيع وإدارة المخزون بشكلٍ فعّالٍ، وتوليد الفواتير الإلكترونية، وتسجيل المعاملات بشكلٍ تلقائيٍ.
• توفير الوقت والتكاليف: يساعد التكامل بين الفوترة وأنظمة نقاط البيع في تقليل الوقت اللازم لإصدار الفواتير التقليدية، وتحسين كفاءة العمليات، وتقليل تكاليف الطباعة والتخزين المتعلقة بالفواتير الورقية.
• تحسين تجربة العملاء: عن طريق توفير عمليات الدفع و الفوترة الإلكترونية، يمكن إرسال الفواتير الإلكترونية إلى العملاء عبر البريد الإلكتروني، وهذا سيسهم في سرعة استلام الفواتير، وتوفير بيئةٍ تفاعليةٍ وسهلة الوصول.
• متابعة المبيعات والتقارير: يتيح للتجار إمكانية متابعة المبيعات وتحليل البيانات بشكلٍ شاملٍ. بالإضافة إلى إنشاء تقارير تفصيليةٍ تساعدُ في فهم أداء العمل واتخاذ القرارات الاستراتيجية.

قيد المبيعات:

هو سجلُ مسك الدفاتر لأي عملية بيعٍ تتم للعميل. ويمكن استخدام الإدخالات المحاسبية لإظهار أن عميلك دفع لك أموالاً، وأن إيراداتك قد زادت. كما تزودك بسجلٍ لعنصر يغادر المخزون الخاص بك عن طريق نقل تكاليفك من حساب المخزون إلى حساب تكلفة البضائع المُباعة.

كيفية عمل فاتورة مبيعات:

يُعد إنشاء فاتورة مبيعات أمراً بسيطاً إلى حدٍ ما. على الرغم من أنه يمكنك بالتأكيد اتباع طريق صياغة فواتير بسيطة في معالج النصوص أو جدول البيانات عبر البرامج الشائعة مثل (Microsoft) أو (Google Suite).

أما بالنسبة للشركات الكبيرة، غالباً ما تأتي منصات برامج المحاسبة أو إدارة علاقات العملاء (CRM) مع قوالب أكثر تعقيداً بالإضافة إلى أدوات إدارة الفواتير. تتيح هذه الميزات لمندوب المبيعات إنشاء الفواتير وإرسالها ومراقبتها في مكانٍ واحدٍ.

خطوات عمل فاتورة مبيعات

والآن دعونا نلقي نظرةً على الخطوات الثمانية لإنشاء فاتورة المبيعات الأساسية:

1. أضف شعار شركتك: أنشأ رأساً لفاتورتك، وأضف شعار شركتك في أعلى المستند.
2. تضمين تفاصيل الاتصال: أضف في رأس الفاتورة تفاصيل الاتصال الخاصة بنشاطك التجاري، بما في ذلك اسم عملك وعنوانك ورقم هاتفك وعنوان بريدك الإلكتروني.
3. تضمين معلومات الاتصال بالعملاء: أدخل معلومات الاتصال الخاصة بالعميل الخاص بك. قم بإدراج الاسم الكامل وعنوان الشحن ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني.
4. أضف التاريخ في أعلى فاتورة مبيعاتك: اعتماداً على طريقة المحاسبة المالية الخاصة بك، قد يكون هذا هو تاريخ البيع، أو التاريخ الذي ترسل فيه الشحنة.
5. إنشاء قائمة مفصلة بالبضائع المباعة: في القسم الرئيسي من فاتورة مبيعاتك، قم بتضمين قائمةٍ مفصلةٍ بجميع البضائع المضمّنة في عملية الشراء. ويجب أن تُوفر قائمة العناصر التفاصيل الآتية:

• • • وصف موجز لكل منتج تم بيعه.
    • كمية كل سلعة مباعة.
    • التكلفة لكل وحدة من كل بند مباع.
    • المجموع الفرعي لكل منتج.

طبعاً أسهل طريقة لعرض كل هذه التفاصيل بتنسيق سهل الفهم، هي إنشاء جدولٍ بأعمدةٍ منفصلةٍ لكل جزءٍ من المعلومات.

6. أضف التكلفة الإجمالية: في الجزء السفلي من فاتورتك، قم بتضمين المبلغ الإجمالي المستحق للبيع، بما في ذلك جميع الضرائب المطبّقة. تأكد من أن الرصيد المستحق هو أبرز المعلومات في الصفحة باستخدام خطٍ كبيرٍ وعريضٍ أو لون خطٍ مختلفٍ.
7. أضف تاريخ استحقاق الدفع: قم بتضمين الموعد النهائي للدفع في فاتورتك، مع ذكر التاريخ الدقيق لاستحقاق الأموال. تماماً مثل التكلفة الإجمالية، ستحتاج إلى جعل هذه المعلومات ملحوظةً فوراً على الصفحة حتى يُلاحظ العملاء الموعد النهائي.
8. تضمين شروط الدفع: أضف تفاصيل شروط الدفع الخاصة بك إلى أسفل الفاتورة. ويتضمن ذلك طرق الدفع التي تقبلها، مثل الشيكات أو بطاقات الائتمان أو الدفع عبر الإنترنت.

نظام ERP لادارة الفواتير الالكترونية (برنامج الفاتورة 2024):

تعملُ خدمة الفوترة الإلكترونية عبر نظام ERP على أتمتة عملية معالجة الفواتير الخاصة بك، وتبسيط عملية إدخال البيانات، وتقليل مخاطر الأخطاء الشائعة جداً في إدارة البيانات اليدوية التي تستغرقُ وقتاً طويلاً.

وبمجرد الإشارة إلى كلمة “موافق” على أي فاتورة، يتمُ إرسالها تلقائياً إلى العميل وتسجيلها في قاعدة بياناته. وفي حال كان نظام المستلم لا يدعمُ المعالجة التلقائية، فسيتلقّى بدلاً من ذلك فاتورته عبر البريد الإلكتروني مع إرفاق نسخة (PDF).

والآن ما هي فوائد الفواتير الإلكترونية عبر نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP):

• إدارةُ عملية إعداد الفواتير بالكامل إلكترونياً ضمن نظامٍ واحدٍ متكاملٍ تماماً.
• تقليلُ الأخطاء اليدوية وتحسين الكفاءة.
• تجنبُ التفاعل مع تطبيقات الطرف الثالث، وتكاليف التنفيذ غير الضرورية.

ستكون إدارة الفواتير إلكترونياً حتماً أحد متطلبات ممارسة الأعمال التجارية، كما أنّ نظام الفواتير الإلكترونية القياسي لتخطيط موارد المؤسسات (ERP) مدمجٌ بالفعل في النظام. ومن خلال هذا التكامل، يمكنك توفير الوقت والمال عن طريق تجنب التخصيصات، وتكاليف التنفيذ غير الضرورية.

دور الفوترة الإلكترونية في برنامج المخازن وادارة المبيعات:

مقارنةً بمعالجة الفواتير الورقية التقليدية، ستؤدي الفوترة الإلكترونية الآلية إلى توفير التكاليف بنسبة 60-80% في معظم الحالات” (برونو كوخ، “رحلة الفواتير الإلكترونية 2019-2025،” 4.1.5).

إذًا، من أين تأتي كل تلك المدخرات؟ عند القيام بذلك بشكلٍ صحيحٍ، تمنحك الفواتير الإلكترونية نظرةً عامةً ورؤيةً ثاقبةً لخفض التكاليف وزيادة هوامش الربح التي لا يمكن تحقيقها باستخدام PDF والطرق الورقية. ونوضحُ فيما يلي دور الفوترة الإلكترونية في إدارة المبيعات والمخازن، التي تضيفُ عائداً مرتفعاً على الاستثمار، ووفوراتٍ طويلة الأجل، ونتائج أفضل بشكلٍ عامٍ:

●       توفيرُ الوقت:

تعملُ أتمتة عملية إعداد الفواتير على توفير الوقت عن طريق تقليل الحاجة إلى إدخال البيانات ومعالجتها يدوياً. وهذا سيسمحُ للشركات بالتركيز على المزيد من الأنشطة الاستراتيجية.

●       الدقة والكفاءة:

يؤدي استخدام الأساليب الرقمية إلى تقليل مخاطر الأخطاء وعدّم الدقة التي يمكن أن تحدث مع عمليات الفوترة اليدوية، مثل أخطاء إدخال البيانات والفواتير المفقودة. كما أنهُ يتيحُ معالجة الفواتير والموافقة عليها بشكلٍ أسرع، مما يؤدي إلى تحسين الكفاءة.

●       تحسين إدارة التدفق النقدي:

تسمحُ الفواتير الإلكترونية للشركات بتلقي المدفوعات بشكلٍ أسرع، مما يؤدي إلى تحسين إدارة التدفق النقدي، كما توفر رؤيةً أكبر لحالة الفاتورة وتاريخ الدفع، مما يُسهل تتبع الدفعات وإدارتها.

●       التبادل الآمن للمستندات والبيانات:

إن نقل الملفات المشفرة والتوقيعات الرقمية والشبكات الآمنة كلها تجعلُ الفواتير الإلكترونية هي الطريقة الأكثر أمانًا لإرسال الفواتير واستلامها.

●       صديقة للبيئة:

لا تساعدك الفواتير الإلكترونية على تقليل استخدام الورق وخفض انبعاثات ثاني أكسيد الكربون فقط؛ بل تُقلل من تكاليف التشغيل، وتُساعد في خلق سمعة العلامة التجارية الشفافة والجديرة بالثقة.

●       استيفاء المتطلبات القانونية:

مع مزود الخدمة المناسب، تضمن الفواتير الإلكترونية أنك دائماً على اطلاعٍ دائمٍ ومتوافقٍ مع لوائح الفواتير والضرائب والأرشفة المحلية والدولية.

●       التسليم والمعالجة في الوقت الفعلي:

سيتيح حل الفواتير الإلكترونية الجيد عرضاً مباشراً لحالة تسليم المستندات، ومعالجتها عبر الأنظمة الأساسية المستندة إلى السحابة، أو مباشرةً من نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاص بك.

●       بيانات عالية الجودة:

يتيح لك التحول الرقمي الوصول إلى البيانات على مستوى الخط وتحليلها، والتي تدفع نمو الأعمال من خلال اتخاذ قراراتٍ ماليةٍ ومشترياتٍ أفضل.

●       إمكانية التتبع:

تعمل الفواتير الإلكترونية تلقائياً على تتبع سجل المعاملات ورحلة المستند بالكامل، لذلك لا يتعين عليك قضاء الوقت في القيام بذلك يدوياً.

●       متوافق مع العمل عن بعد:

إنّ استخدام حلول الفواتير المستندة إلى السّحابة، يعني أنه يمكن إكمال المهام من أي مكانٍ دون الحاجة إلى موارد إضافيةٍ مثل الطابعات أو الماسحات الضوئية أو الخدمة البريدية.

ومخلص القول يؤدي اعتماد الفوترة الإلكترونية وتنفيذها بنجاح عبر برنامج (ERP) إلى تبسيط سير عملك وزيادة الإنتاجية وتوفير التكاليف، كلُّ ذلك مع توفير تجربةٍ محسنةٍ للعملاء والبقاء في صدارة المنحنى الرقمي. وتوفير الكثير من الوقت والجهد، والحفاظ على عملائك طوال الفترة الانتقالية.

تعرف أيضا على:

أهميّة قائمة المركز المالي في تتبع أداء الشركات والمنشآت

كيفية جرد و ادارة المخزون والمستودعات بنظام ERP في 2024

أفضل نظام erp ادارة المخاطر المالية في المشاريع لعام 2024