في عصر برامج المحاسبة الآليّة، قد يكون من السهل نسيان دور وأهمية دفترة الحسابات في توثيق المعاملات المالية. ففي اليوم السّابق لكل هذه الأتمتة، كان يتم إجراء جميع الإدخالات والقيود المحاسبية يدوياً، والتي كانت على شكل أوراقٍ أو كتبٍ ورقيةٍ فعليةٍ.

تُستخدم قيود دفتر اليومية المحاسبية لتسجيل المعاملات المالية في النظام المحاسبي، ويتمُ نقلها من دفاتر اليومية وترحيلها إلى دفتر الأستاذ العام. في حين أن معظم هذه العملية تحدث خلف الكواليس في برامج المحاسبة الحديثة erp، من المهم فهم أساسيات دفترة الحسابات وإدارة القيود المحاسبية بطريقةٍ احترافيةٍ.

فإذا كنت شخصاً مهتماً بتفاصيل دفترة الحسابات وإدارة القيود المحاسبية ويستمتع بالعمل مع الأرقام، تابع قراءة سطور مقالنا المخصص للحديث عن هذه المهارة التي تحتاجها الشركات الكبيرة والصغيرة في عالم الصّناعة والأعمال التجارية اليوم.

دفترة الحسابات

تعودُ دفترة الحسابات كمهنةٍ إلى القرن الخامس عشر عندما قام عالم الرياضيات الإيطالي فراتر لوكا باسيولي بتصميم العديد من أنظمة وأدوات المحاسبة التي لا تزالُ مستخدمةً حتى اليوم، بما في ذلك مسك الدفاتر ذو القيد المركب.

دفتر الحسابات: هو مصطلحٌ عامٌ يمكن أن يشير إلى أي دفترٍ أو نظامٍ يُستخدم لتسجيل المعاملات المالية. وقد يشملُ دفاتر الأستاذ والدفاتر النقدية والسّجلات المحاسبية الأخرى. ويتم استخدام دفترة الحسابات للحفاظ على سجلٍ كاملٍ ودقيقٍ لجميع الأنشطة المالية للشركة.

ما الفرق بين الدفترة والمحاسبة؟

يُعدُّ مسك الدفاتر والمحاسبة جزءاً مهماً من إدارة أموالك. للوهلة الأولى، قد يبدو الاثنان متشابهين تماماً، ولكن هناك بعض الاختلافات الرئيسية:

تركزُ الدفترة على تسجيل وتنظيم البيانات المالية، أمّا المحاسبة هي تفسيرُ وعرضُ تلك البيانات لأصحاب الأعمال والمستثمرين.

مكونات قيود الدفترة:

تتكونُ الدفترة عادةً من:

1. كشف الرواتب.
2. الإيصالات والفواتير.
3. تسجيلُ المعاملات التجارية.

مكونات قيود المحاسبة:

تتكونُ المحاسبة عادةً من:

1. البيانات والتقارير المالية.
2. الميزانيات.
3. عائدات الضّرائب.
4. تحليلُ أداء الأعمال.

ادارة دفتر الحسابات عبر برنامج محاسبة erp:

يُساعدك نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP للحسابات على إدارة الفواتير والمبيعات والمشتريات والمخزون والمصروفات النثرية والضرائب والخ.

ويمكن لتطبيق تخطيط موارد المؤسسات كأداةٍ برمجيةٍ مدعومةٍ بالكمبيوتر تقديمُ الدعم الشامل للشركات لإدارة جميع متطلباتها المتعلقة بالمحاسبة بطريقةٍ سهلةٍ. حيثُ يساعدُ نظام ERP المحاسبي الشركة على أتمتة جميع الحسابات وإدارة الأموال.

ويدعمُ نظام تخطيط موارد المؤسسات الشركات من جميع الأحجام لتنسيق الأقسام والعمليات المختلفة وتبسيط تدفق الأموال متعدد الاتجاهات، ويمكنُ لبرنامج ERP أن يوفر لك أداةً أسرع وأكثر كفاءةً لإدارة جميع المعاملات وقيود اليومية.

مزايا برنامج دفترة الحسابات erp

وفيما يلي المزايا الرئيسية لبرنامج دفترة الحسابات erp:

1. أتمتة المحاسبة.
2. التقارير التفصيلية.
3. الحد الأدنى من الأخطاء.
4. إمكانية التتبع.
5. أمن البيانات المالية.
6. دعم التخطيط المالي.

معاييرُ اختيار أفضل برنامج دفترة محاسبي (لعام 2024):

إليك أهم المعايير المهمة عند اختيار أفضل برنامج دفترة محاسبي:

واجهةٌ سهلة الاستخدام:

تعدُّ إمكانية الوصول إلى برامج مسك الدفاتر وسهولة استخدامها أمراً بالغ الأهمية للشركات الصغيرة.

الميزات والوظائف:

تعد المجموعة الشاملة من الميزات ضروريةً لبرنامج erp المخصص لمسك الدفاتر بكفاءةٍ. بدءاً من الفواتير وتتبع النفقات، وحتى كشوف المرتبات والتسوية المصرفية.

قدرات التكامل:

في العصر الرقمي المترابط، تعد قدرات التكامل أمراً بالغ الأهمية. عبر برنامج دفترة erp متكاملٍ بسلاسةٍ مع تطبيقات الأعمال المختلفة، مما يوفر نظاماً متماسكاً للشركات الصغيرة لإدارة عملياتها دون عناء.

الفعالية من حيث التكلفة:

غالباً ما تعمل الشركات الصغيرة بميزانياتٍ محدودةٍ، مما يجعل فعالية التكلفة أحد الاعتبارات الحاسمة. وتبرز برامج الدفترة erp المحاسبية بميزاتها ذات القيمة العالية وأسعارها المناسبة، كخيارٍ جذابٍ لأولئك الذين يبحثون عن برامج بتكاليفٍ معقولةٍ ووظائف فعالةٍ.

دعمُ العملاء والمراجعات:

لا يمكنُ المبالغةُ في أهمية دعم العملاء الموثوق به. و نظام erp هو خيار برنامج محاسبةٍ للشركات الصغيرة والكبيرة، بتصميمٍ سهل الاستخدام، وسريع الاستجابة لدعم العملاء.

كيفية ادارة القيود المحاسبية:

يتمُ تجميع القيود المحاسبية في دفتر الأستاذ العام، وقد يتمُ تسجيلُ إدخالات دفتر اليومية في مجموعةٍ متنوعةٍ من دفاتر الأستاذ الفرعية ليتم ضمها بالنهاية في دفتر الأستاذ العام.

فالقيود عبارةٌ عن تسجيل لجميع حسابات الشركة، المعاملات المباشرة وغير المباشرة، لتساعد الإدارة بالنهاية في تحليل البيانات واتخاذ قرارتٍ صائبةٍ. كما أنّ دقة القيود المحاسبية تضمنُ كفاءة دفتر الأستاذ العام و القوائم المالية الأخرى.

● ادارة قيد اليومية:

مفهوم وأهمية قيد اليومية:

إنهُ سجلٌ جارٍ أو مستندٌ رقميٌّ لجميع المعاملات المالية للشركة. يتمُّ تخزينهُ ككتابٍ أو جدول بياناتٍ أو بياناتٍ تم إدخالها في برامج المحاسبة لتسوية الحسابات، ويتم نقلهُ إلى سجلاتٍ محاسبيةٍ أخرى، مثل دفتر الأستاذ العام.

يتضمنُ تاريخ المعاملة، والحسابات التي تأثرت، والمبالغ، ويعدُّ تدوين اليوميات جزءاً أساسياً من حفظ السّجلات الموضوعية. وتتميزُ دفاتر اليومية بسهولة مراجعتها ونقلها بسهولةٍ لاحقاً في عملية المحاسبة.

أنواع قيد اليومية:

سنقدمُ لك تفاصيلاً حول الأنواع السّبعة المهمة من إدخالات دفتر اليومية المستخدمة في المحاسبة:

- القيد البسيط: هو قيدٌ يتضمنُ حسابين فقط، حسابٌ واحدٌ مرتبط بالمدين، وحساب آخر مرتبط بالدائن.
- القيد المركب: هو قيدٌ يتضمنُ على الأقل مدينين ودائن واحد على الأقل، أو مدين واحد على الأقل وبندين دائنين أو أكثر. يتمُ تسجيل القيود المركبة لتلك المعاملات المتشابهة في طبيعتها والتي تحدث في نفس اليوم.
- القيد الافتتاحي: يسجل أرصدة الأصول والالتزامات، بما في ذلك رأس المال المرحّل، من فترةٍ محاسبيةٍ سابقةٍ. في حالة استمرارية المنشأة، هناك دائماً إمكانية وجود أرصدة من الأصول والالتزامات، بما في ذلك رأس المال، والتي كانت موجودة في السّنة المحاسبية السابقة. لإظهار رؤيةٍ حقيقيةٍ وعادلةٍ لاهتمامات الأعمال.
- قيود التحويل: يتم من خلالها تحويل مبلغ الحساب إلى حسابٍ آخر. عادةً، يتم تسجيل هذه القيود لتلك المعاملات عند إجراء حجزٍ خاطئٍ فيما يتعلق بأي حساب.
- قيود التسوية: يتم من خلالها تسجيل الأصول والالتزامات بقيمها الحقيقية ومطابقة الإيرادات مع المصروفات.
- قيود التصحيح: هي تلك القيود التي يتم تمريرها لإجراء بعض التصحيحات في دفاتر القيود الأصلية، أو بعض الحسابات في دفتر الأستاذ.
- قيود الإقفال: هي تلك القيود التي يتم من خلالها إغلاقُ أرصدة الإيرادات والمصروفات عن طريق تحويل أرصدتها إلى حساب التداول أو حساب الربح والخسارة.

● ادارة جدول المبيعات اليومية:

يعد تخطيط وادارة جدول المبيعات اليومية أمراً أساسياً لتحقيق النجاح في عالم الأعمال. سواء كنت تدير شركةً ناشئةً أو مؤسسةً قائمةً، فمن المهم تطويرُ استراتيجيةٍ لتحديد أهدافك والوصول إليها.

- حدد أهدافاً واضحة وامتلك خطةً.
- استخدم أدوات الجدولة.
- قم بإنشاء خطة عملٍ لكل هدفٍ أو حدثٍ رئيسيٍّ.
- افهم دورة مبيعاتك.
- ابحث عن طرق غير تقليدية للوصول إلى العملاء.

خلاصة:

وفي الختام سواء كنت مقاولاً مستقلاً أو شركةً كبيرةً أو صغيرةً، فإنّ دفترة الحسابات وادارة القيود المحاسبية أمرٌ بالغُ الأهميّة بالنسبة لك لأنها ستساعدك في إنشاء الميزانية لتكون مجهزاً بشكلٍ أفضل للتخطيط للنفقات المستقبلية، وستعينك أيضاً في إعداد الضرائب.

ستُساعدك النصائح والمعايير المذكورة في هذا المقال حول مسك الدفاتر وأفضل الممارسات على تحسين عملية حفظ وإدارة السّجلات المالية بكلّ كفاءةٍ ودقةٍ واحترافيةٍ.